Karyawan Baru Mulai Senin: Berapa Lama Sampai Ia Tidak Perlu Bertanya Lagi?

Bayangkan Senin depan ada karyawan baru yang mulai bekerja di usaha Anda. Orangnya rajin, sopan, dan cepat tanggap. Hari pertama ia mengikuti Anda atau karyawan senior ke mana pun. Hari kedua ia mulai melayani pelanggan sendiri. Lalu pertanyaannya mulai berdatangan.

• "Harga yang ukuran besar berapa, ya?"
• "Kalau pelanggan ini mau bayar belakangan, boleh?"
• "Barang ini masih ada di gudang atau sudah habis?"
• "Uang kembaliannya tadi saya catat di mana?"

Setiap pertanyaan itu wajar. Tetapi coba hitung berapa kali dalam sehari Anda atau karyawan senior harus berhenti dari pekerjaan sendiri untuk menjawabnya. Lalu kalikan dengan berapa minggu yang dibutuhkan sampai karyawan baru itu benar-benar bisa bekerja tanpa bertanya.

Masa belajar yang tidak pernah dihitung

Kebanyakan usaha kecil tidak punya program pelatihan. Yang ada adalah cara belajar paling tua: ikut melihat, lalu mencoba, lalu ditegur kalau salah. Cara ini memang berhasil, tetapi lambat dan mahal, hanya saja biayanya tidak pernah tertulis.

Biaya itu muncul dalam beberapa bentuk:

• Waktu karyawan senior yang terpotong. Selama masa belajar, satu orang berpengalaman bekerja setengah kapasitas karena terus mendampingi.
• Kesalahan kecil yang lolos. Salah harga, lupa mencatat bon, salah memberi kembalian. Satu per satu nilainya kecil, tetapi baru ketahuan saat tutup kasir atau malah tidak pernah ketahuan sama sekali.
• Pelanggan yang menunggu. Setiap "sebentar, saya tanya dulu" berarti pelanggan berdiri lebih lama di depan kasir.
• Karyawan baru yang tidak percaya diri. Orang yang terus-menerus harus bertanya cenderung ragu mengambil keputusan, bahkan untuk hal yang sebenarnya sudah ia tahu.

Kalau usaha Anda jarang menerima karyawan baru, biaya ini mungkin terasa sepele. Tetapi di usaha seperti warung makan, kafe, laundry, atau toko yang pergantian karyawannya cukup sering, masa belajar ini datang berulang kali setiap tahun.

Kenapa karyawan baru harus banyak bertanya

Masalahnya jarang ada pada orangnya. Karyawan baru bertanya karena informasi yang ia butuhkan memang tidak tersedia di tempat yang bisa ia lihat sendiri.

Harga ada di kepala pemilik, atau di daftar yang sudah lama tidak diperbarui. Aturan siapa yang boleh berutang hanya diketahui oleh karyawan lama. Stok terakhir hanya bisa dipastikan dengan berjalan ke gudang. Cara mencatat penjualan berbeda-beda tergantung siapa yang mengajari.

Dengan kata lain, cara kerja usaha Anda tersimpan di ingatan beberapa orang, bukan di satu tempat yang bisa dibuka siapa saja. Kami pernah membahas sisi lain dari masalah ini di artikel usaha Anda sudah punya sistem, hanya saja tersimpan di kepala Anda. Karyawan baru adalah orang pertama yang merasakan akibatnya.

Karyawan baru yang terus bertanya bukan tanda ia lambat belajar. Itu tanda usaha Anda belum menyediakan jawabannya di tempat yang bisa ia lihat sendiri.

Yang berubah ketika ada sistem manajemen

Sistem manajemen usaha tidak menggantikan pelatihan. Karyawan baru tetap perlu dikenalkan dengan produk, pelanggan, dan cara Anda melayani. Tetapi sistem memindahkan sebagian besar jawaban dari kepala orang ke layar.

Harga sudah ada di sistem. Karyawan memilih produk, harganya muncul sendiri. Tidak ada lagi menebak harga ukuran besar atau harga grosir, dan tidak ada harga yang berbeda tergantung siapa yang berjaga.

Stok terlihat tanpa ke gudang. Ketika pelanggan bertanya apakah barang masih ada, jawabannya bisa dilihat saat itu juga.

Aturan ikut tertanam. Siapa yang boleh memberi diskon, berapa batas bon pelanggan, transaksi mana yang perlu persetujuan pemilik. Aturan seperti ini bisa diatur lewat hak akses, sehingga karyawan baru tidak bisa melanggarnya tanpa sengaja. Caranya kami bahas di artikel memberi akses sistem ke karyawan tanpa membuka semua pintu.

Cara mencatat hanya ada satu. Semua orang memasukkan transaksi lewat layar yang sama dengan langkah yang sama. Karyawan baru belajar satu cara, bukan tiga versi dari tiga orang yang berbeda.

Kesalahan cepat terlihat. Kalau ada selisih saat tutup kasir, Anda bisa melihat transaksi mana yang bermasalah dan siapa yang mencatatnya. Teguran berubah dari "kok uangnya kurang?" menjadi pembelajaran yang jelas tentang langkah mana yang terlewat.

Hasilnya, karyawan senior tidak perlu lagi menjadi kamus berjalan. Mereka cukup mengajarkan hal-hal yang memang membutuhkan pengalaman, seperti cara menghadapi pelanggan yang komplain atau cara menyusun barang supaya mudah dicari.

Sistem juga melindungi saat karyawan pergi

Ada sisi lain yang sering terlupa. Karyawan baru hari ini suatu saat akan menjadi karyawan lama, dan suatu hari mungkin pamit. Kalau cara kerja usaha hanya tersimpan di kepala orang, setiap kali seseorang berhenti, sebagian pengetahuan usaha ikut pergi.

Dengan sistem, catatan transaksi, data pelanggan, riwayat stok, dan aturan kerja tetap tinggal di usaha Anda, siapa pun yang datang dan pergi. Kami membahasnya lebih panjang di artikel ketika karyawan lama berhenti dan membawa cara kerjanya.

Jujur soal batasnya

Sistem tidak membuat karyawan baru langsung mahir di hari pertama. Ia tetap perlu belajar memakai sistemnya, dan Anda tetap perlu memastikan data di dalamnya benar: harga yang terbaru, stok yang sesuai kenyataan, dan aturan yang memang Anda inginkan.

Kalau data di sistem berantakan, karyawan baru justru akan belajar dari data yang salah. Karena itu, langkah pertama sebelum menerima karyawan berikutnya adalah merapikan apa yang mereka lihat. Panduan singkatnya ada di artikel melatih tim memakai sistem baru tanpa menghentikan operasional.

Coba ukur di usaha Anda sendiri

Sebelum memutuskan apa pun, coba ingat karyawan terakhir yang Anda terima, lalu jawab tiga pertanyaan ini:

1. Berapa minggu sampai ia bisa menjaga kasir sendirian tanpa bertanya?
2. Kesalahan apa yang paling sering ia buat di bulan pertama?
3. Berapa banyak dari kesalahan itu yang terjadi karena ia tidak tahu harga, stok, atau aturan, bukan karena ia ceroboh?

Kalau jawaban nomor tiga ternyata "sebagian besar", masalahnya bukan pada cara Anda memilih karyawan. Masalahnya ada pada tempat informasi usaha Anda disimpan.

Waktu terbaik untuk mulai memakai sistem adalah sebelum karyawan berikutnya datang, bukan sesudahnya. Kami menyediakan sistem siap pakai untuk berbagai jenis usaha, mulai dari warung, restoran, apotek, laundry, bengkel, hingga barbershop, dan sebagian bisa dimulai dengan paket gratis. Lihat pilihannya di halaman produk kami.