"Saya Tidak Paham Teknologi": Kenapa Itu Bukan Alasan untuk Menunda Pakai Sistem
Banyak pemilik usaha merasa sistem manajemen hanya untuk yang paham komputer. Padahal yang paling menentukan adalah kebiasaan mencatat, dan itu sudah Anda miliki.
"Saya ini orang lama, Mas. Pegang HP saja cuma buat WhatsApp."
Kalimat seperti itu sering kami dengar saat pertama kali berbincang dengan pemilik usaha. Biasanya diucapkan sambil tersenyum, setengah bercanda. Tetapi di baliknya ada keputusan yang sudah diambil diam-diam: sistem manajemen itu untuk usaha besar, untuk anak muda, untuk orang yang paham komputer. Bukan untuk saya.
Kami ingin meluruskan anggapan itu, karena dari pengalaman mendampingi pengguna sehari-hari, yang paling menentukan berhasil atau tidaknya sebuah sistem jarang sekali soal kemampuan teknologi pemiliknya.
Anda sebenarnya sudah menjalankan sistem
Coba perhatikan cara Anda bekerja hari ini. Ada buku tempat mencatat penjualan. Ada urutan yang Anda ikuti saat tutup toko. Ada aturan siapa pelanggan yang boleh bon dan siapa yang tidak. Ada kebiasaan mengecek barang sebelum belanja ke supplier.
Semua itu adalah sistem. Hanya saja medianya kertas, ingatan, dan kebiasaan. Memakai sistem manajemen tidak berarti Anda belajar cara mengelola usaha dari nol. Yang berpindah hanya tempat mencatatnya, dari buku ke layar.
Justru pemilik yang sudah bertahun-tahun mencatat di buku biasanya paling cepat menyesuaikan diri. Mereka sudah tahu apa yang perlu dicatat dan kenapa. Yang mereka pelajari tinggal tombol mana yang harus ditekan.
Yang sebenarnya dibutuhkan untuk memakai sistem
Kalau Anda bisa melakukan hal-hal berikut di ponsel, kemampuan teknologi Anda sudah cukup:
- Membuka aplikasi dan mengetik pesan.
- Mengirim foto atau mencari nama di daftar kontak.
- Membaca angka di layar, misalnya saldo di aplikasi bank.
Sistem yang dirancang untuk usaha kecil memang dibuat untuk orang yang sibuk melayani pelanggan, bukan untuk orang yang duduk di depan komputer seharian. Layarnya sederhana: pilih barang, masukkan jumlah, simpan. Laporan disusun sendiri oleh sistem dari transaksi yang Anda masukkan, jadi Anda tidak perlu membuat rumus atau tabel.
Yang dibutuhkan untuk mulai pakai sistem bukan keahlian teknologi, tetapi kebiasaan mencatat. Dan kebiasaan itu sudah Anda miliki sejak lama.
Yang membuat orang gagal, dan itu bukan soal gaptek
Dari usaha-usaha yang sempat mencoba sistem lalu berhenti, penyebabnya hampir selalu sama, dan tidak ada hubungannya dengan usia atau kemampuan teknis.
Ingin langsung memakai semua fitur. Hari pertama mencoba mencatat stok, penjualan, utang, gaji, dan laporan sekaligus. Wajar kalau kewalahan. Kami menyarankan mulai dari satu hal saja, biasanya penjualan harian, dan menambah sedikit demi sedikit. Alasannya kami jelaskan di artikel kenapa sebaiknya mulai dari satu sistem, bukan semuanya sekaligus.
Mencatat di dua tempat terlalu lama. Masa peralihan memang perlu, tetapi kalau buku dan sistem berjalan berdampingan berbulan-bulan, pekerjaan jadi dua kali lipat dan salah satunya pasti ditinggalkan. Biasanya yang ditinggalkan adalah sistemnya.
Tidak ada yang bisa ditanya. Pertanyaan kecil yang tidak terjawab, seperti "kalau salah input bagaimana menghapusnya?", bisa membuat orang berhenti di minggu pertama. Karena itu pendampingan di awal sama pentingnya dengan sistemnya sendiri.
Perhatikan bahwa ketiganya soal cara memulai, bukan soal pintar atau tidaknya penggunanya.
Anda juga tidak harus mengerjakannya sendiri
Banyak pemilik usaha yang merasa kurang paham teknologi punya anak, keponakan, atau karyawan muda yang terbiasa dengan aplikasi. Libatkan mereka. Biarkan mereka yang menyiapkan data awal seperti daftar barang dan harga, sementara Anda fokus pada hal yang hanya Anda yang tahu: harga mana yang benar, pelanggan mana yang boleh bon, dan barang mana yang sebenarnya sudah tidak dijual.
Yang penting, Anda tetap bisa membuka sistem itu sendiri dan membaca hasilnya. Sistem yang hanya bisa dibuka oleh satu orang di toko akan mengulang masalah lama: informasi usaha tersimpan di kepala satu orang. Panduan membagi peran ini kami tulis di artikel melatih tim memakai sistem baru tanpa menghentikan operasional.
Jujur soal batasnya
Kami tidak akan bilang semuanya langsung lancar. Minggu pertama biasanya terasa lebih lambat dibanding menulis di buku, karena tangan belum hafal letak tombolnya. Akan ada transaksi yang salah input dan perlu diperbaiki. Itu normal dan akan berlalu.
Sistem juga tidak memperbaiki catatan yang memang tidak pernah dibuat. Kalau selama ini pengeluaran kecil tidak pernah dicatat, sistem tidak akan tiba-tiba mengetahuinya. Ia hanya membuat kebiasaan mencatat lebih mudah dan hasilnya lebih berguna.
Dan kalau usaha Anda masih sangat kecil, transaksinya sedikit, dan Anda bisa mengingat semuanya dengan tepat, buku catatan yang rapi mungkin masih cukup untuk saat ini. Tetapi kalau Anda mulai sering lupa, sering menghitung ulang, atau sering bertanya "uangnya ke mana, ya?", itu tanda buku sudah tidak bisa mengimbangi usaha Anda.
Langkah kecil untuk minggu ini
Daripada memutuskan sekarang juga, coba lakukan tiga hal sederhana ini:
- Tulis satu pekerjaan pencatatan yang paling sering membuat Anda pusing. Penjualan harian, stok, atau bon pelanggan.
- Tanyakan pada orang terdekat di usaha Anda apakah mereka mau membantu di minggu-minggu awal.
- Coba satu sistem selama dua minggu, khusus untuk pekerjaan nomor satu tadi saja.
Setelah dua minggu, Anda akan tahu sendiri apakah ini sulit atau ternyata lebih sederhana dari yang dibayangkan. Pengalaman kami, jawabannya lebih sering yang kedua.
Kami menyediakan sistem siap pakai untuk berbagai jenis usaha, mulai dari warung, restoran, apotek, laundry, bengkel, hingga toko bangunan, dan sebagian bisa dicoba dengan paket gratis tanpa perlu transfer apa pun. Tim kami akan menghubungi Anda lewat WhatsApp untuk membantu di awal. Lihat pilihannya di halaman produk kami.