Harga dari Supplier Naik Sedikit-Sedikit, Margin Anda Habis Tanpa Terasa

"Gula naik lagi, Bu. Sekarang jadi segini per karung."

Anda mengangguk, membayar, lalu kembali melayani pelanggan. Kenaikannya cuma sedikit, dan supplier ini sudah langganan bertahun-tahun. Bulan berikutnya giliran minyak goreng. Lalu plastik kemasan. Lalu ongkos antar yang tiba-tiba ditambahkan ke nota.

Masing-masing kenaikan terasa kecil, terlalu kecil untuk membuat Anda mengubah harga jual. Tetapi semuanya terjadi di usaha yang sama, menggerus keuntungan yang sama. Dan karena tidak ada satu pun yang cukup besar untuk diperhatikan, hampir tidak ada pemilik usaha yang tahu persis berapa margin yang sudah hilang dari kenaikan-kenaikan kecil itu.

Kenaikan kecil tidak terasa, tetapi menumpuk

Coba hitung dengan contoh sederhana. Sebuah warung makan membeli bahan senilai Rp 15 juta sebulan dan menjual dengan keuntungan kotor sekitar 30 persen. Dalam setahun, beberapa bahan naik 3 sampai 8 persen, sedikit demi sedikit, sementara harga menu tidak berubah karena takut pelanggan kabur.

Kalau rata-rata biaya bahan naik 5 persen saja, itu berarti sekitar Rp 750 ribu sebulan yang tadinya keuntungan kini berpindah ke supplier. Setahun, Rp 9 juta. Tidak ada satu nota pun yang terlihat mencurigakan. Tidak ada hari ketika Anda merasa rugi. Uangnya hanya pelan-pelan tidak ada.

Yang membuat ini berbahaya bukan besarnya angka, tetapi tidak terlihatnya. Omzet tetap ramai, pelanggan tetap datang, dan Anda bekerja sama kerasnya seperti tahun lalu. Hanya saja sisa di akhir bulan makin tipis, dan Anda tidak bisa menunjuk penyebabnya.

Kenapa kebanyakan usaha baru sadar terlambat

Hampir semua pemilik usaha menyimpan nota pembelian. Masalahnya, nota disimpan, bukan dibaca. Untuk tahu bahwa harga tepung naik 12 persen sejak awal tahun, Anda harus membongkar tumpukan nota, mencari pembelian tepung bulan Januari, lalu membandingkannya dengan pembelian minggu ini. Tidak ada yang punya waktu untuk itu di tengah operasional.

Ada juga beberapa hal lain yang membuat kenaikan harga lolos tanpa disadari:

• Harga lama hanya ada di ingatan. "Kayaknya dulu segini" tidak cukup untuk menawar atau mengambil keputusan.
• Kenaikan disamarkan. Isi kemasan berkurang, diskon langganan dihapus, atau ada biaya tambahan baru di bagian bawah nota.
• Yang belanja bukan pemilik. Karyawan yang belanja ke pasar tidak tahu harga bulan lalu, jadi tidak punya alasan untuk bertanya.
• Harga jual ditetapkan sekali, lalu dilupakan. Hitungan margin dibuat saat menu atau barang pertama kali dijual, dan tidak pernah dihitung ulang sejak itu.

Kami pernah membahas cara menghitung harga jual dengan benar di artikel menentukan harga jual yang tidak diam-diam merugi. Tetapi hitungan yang benar hari ini bisa salah tiga bulan lagi kalau harga belinya terus bergerak dan tidak ada yang memperhatikan.

Kenaikan harga dari supplier jarang datang sebagai kejutan besar. Ia datang sebagai banyak kejutan kecil yang tidak pernah dijumlahkan.

Yang berubah ketika pembelian tercatat di sistem

Sistem manajemen usaha tidak bisa mencegah supplier menaikkan harga. Yang bisa ia lakukan adalah membuat kenaikan itu terlihat pada saat yang tepat, yaitu sebelum terlambat untuk bereaksi.

Ketika setiap pembelian dicatat di sistem, bukan hanya disimpan sebagai kertas, beberapa hal menjadi mudah:

Harga beli terakhir selalu ada di depan mata. Saat mencatat pembelian baru, Anda langsung bisa membandingkannya dengan harga sebelumnya. Kenaikan 7 persen tidak lagi lewat begitu saja.

Riwayat harga per barang bisa dibuka kapan saja. Anda bisa melihat bagaimana harga satu bahan bergerak selama enam bulan terakhir, tanpa membongkar laci nota.

Margin per produk ikut terbarui. Karena harga beli tercatat, sistem bisa menunjukkan barang atau menu mana yang keuntungannya sudah menipis. Anda tahu persis harga mana yang perlu disesuaikan, bukan menaikkan semuanya sekaligus dan membuat pelanggan kaget.

Anda punya bahan untuk menawar. "Pak, dalam empat bulan harganya sudah naik tiga kali, total 11 persen" adalah kalimat yang jauh lebih kuat daripada "kok mahal terus, ya". Dengan data itu, Anda juga bisa membandingkan supplier secara adil. Soal risiko bergantung pada satu pemasok, kami bahas di artikel ketika usaha bergantung pada satu supplier saja.

Bukan berarti harus menaikkan harga setiap minggu

Tujuannya bukan membuat Anda panik setiap kali ada kenaikan seratus rupiah. Kadang menyerap kenaikan kecil adalah keputusan yang tepat, misalnya untuk menjaga pelanggan setia atau karena pesaing belum bergerak.

Bedanya, dengan data yang jelas, itu menjadi keputusan yang Anda ambil dengan sadar. Anda tahu sedang menyerap berapa, untuk berapa lama, dan kapan harus berhenti. Tanpa data, Anda tidak sedang mengambil keputusan. Anda hanya menerima apa pun yang terjadi.

Ada juga pilihan selain menaikkan harga: mengganti satu bahan dengan merek lain, membeli dalam jumlah lebih besar untuk barang yang awet, menyesuaikan porsi, atau mengurangi menu yang marginnya paling tipis. Semua pilihan itu hanya bisa dipertimbangkan kalau Anda tahu di mana tepatnya margin Anda bocor.

Jujur soal batasnya

Sistem hanya bisa menunjukkan apa yang dicatat. Kalau pembelian ke pasar sering tidak dicatat karena "cuma sedikit", gambarannya akan bolong. Kebiasaan mencatat setiap pembelian, sekecil apa pun, tetap harus dibangun. Kami menulis beberapa caranya di artikel mencatat pembelian dan utang ke supplier tanpa tercecer.

Di minggu-minggu awal, data riwayat harga juga belum banyak, jadi perbandingannya belum terasa. Manfaatnya baru benar-benar muncul setelah dua atau tiga bulan, ketika Anda pertama kali melihat deretan harga beli satu barang yang naik pelan-pelan dan berpikir, "Oh, ternyata selama ini begitu."

Justru karena itu, makin cepat mulai, makin cepat Anda punya pembanding.

Coba langkah kecil ini minggu ini

Sebelum memutuskan apa pun, lakukan satu latihan sederhana:

1. Pilih lima bahan atau barang yang paling banyak Anda beli.
2. Cari nota pembeliannya dari tiga bulan lalu dan dari minggu ini.
3. Hitung selisih harganya, lalu kalikan dengan jumlah yang Anda beli setiap bulan.

Kalau hasilnya lebih besar dari yang Anda kira, atau kalau Anda kesulitan menemukan nota tiga bulan lalu, itu tanda bahwa pembelian usaha Anda sudah layak dicatat dengan lebih rapi.

Kami menyediakan sistem siap pakai untuk berbagai jenis usaha, mulai dari warung, restoran, bengkel, hingga toko bangunan. Untuk urusan harga beli, Sistem Manajemen Warung menyimpan harga dan tanggal setiap kulakan sehingga margin tiap barang terlihat, dan Sistem Apotek mencatat faktur serta harga beli dari tiap distributor. Sebagian bisa dicoba dengan paket gratis tanpa perlu transfer apa pun, dan tim kami akan membantu lewat WhatsApp di awal. Lihat pilihannya di halaman produk kami.